Bir hukuk bürosunda arşiv, düzen meselesi olmaktan çıkıp sorumluluk meselesine dönüşür. Dosyalar müvekkil verisi içerir, süreler belgeye bağlıdır ve kaybolan bir evrak telafi edilemez. Bu rehber klasör yapısı, adlandırma standardı, yedekleme kuralı, KVKK yükümlülükleri ve devir süreçlerini pratik biçimde ele alır.
Klasör yapısı
İyi bir yapı tek bir soruyu cevaplar: "Üç yıl sonra bu belgeyi kim, ne kadar sürede bulur?"
| Seviye | Örnek |
|---|---|
| 1. Müvekkil | /Muvekkiller/Ahmet-Yilmaz/ |
| 2. Dosya (esas no) | /2026-123-Asliye-Hukuk/ |
| 3. Kategori | /01-Dilekceler/ /02-Tebligatlar/ /03-Kararlar/ /04-Deliller/ |
| 4. Biçim | /orijinal-udf/ /pdf-kopya/ |
Kritik kural: Orijinal .udf dosyalarını PDF kopyalarından ayrı klasörde tutun. Resmî işlemlerde orijinal esastır; karışırsa yanlış dosya sunma riski doğar.
Adlandırma standardı
Tek bir kalıp belirleyin ve büro genelinde istisnasız uygulayın:
[YYYY-AA-GG]-[esasno]-[belge-turu]-[kisa-aciklama].udf
Tarih başta
Yıl-ay-gün sırası dosyaları kendiliğinden kronolojik sıralar.
Esas numarası
Belge yanlış klasöre düşse bile aidiyeti korunur.
Belge türü
tutanak,karar,tebligat,rapor,dilekce.Süre işareti
Süre doğuran belgelere
!ön eki koyun; listede başa gelir.Türkçe karakter kullanmayın
Farklı sistemlerde uyumsuzluk çıkarabilir.
Günlük iş akışı
-
Portaldan indir
Gün içinde gelen evrakları toplu indirin.
-
Toplu gözden geçir
Toplu UDF açma ile hepsini birlikte tarayın.
-
Süreleri takvime yaz
Süre doğuran her belge için iki hatırlatma: son gün ve 3 gün öncesi.
-
Adlandır ve yerleştir
Standarda uygun adla doğru klasöre taşıyın.
-
Cevap üret
Gereken dilekçeleri UDF olarak hazırlayın.
Yedekleme kuralı
| Kural | Uygulama |
|---|---|
| 3 kopya | Çalışma diski + yerel yedek + uzak yedek |
| 2 farklı ortam | Bilgisayar + harici disk/bulut |
| 1 kopya dışarıda | Büro dışında (yangın, hırsızlık) |
| Düzenli test | Yılda birkaç kez geri yükleme denemesi |
Test edilmemiş yedek, yedek sayılmaz — geri yükleme denemesi yapmadan güvenmeyin.
KVKK ve gizlilik
Erişim sınırlaması
Her çalışan her dosyayı görmemeli; klasör bazlı yetki tanımlayın.
Cihaz güvenliği
Disk şifreleme ve güçlü oturum parolası.
Paylaşım disiplini
Belgeleri kişisel mesajlaşma uygulamalarından göndermekten kaçının.
Saklama süresi
Meslek kuralları ve mevzuat çerçevesinde belirleyin; süresiz saklamak da bir risktir.
Güvenli imha
Süresi dolan verileri geri getirilemeyecek biçimde silin.
Devir ve kapanış
Vekâletten çekilme, dosya devri veya büro kapanışında arşiv düzeni kritik hâle gelir. Dosya bazlı klasörleme, tüm belgeleri tek hamlede devretmenizi sağlar; dağınık bir arşivde bu iş günler alır ve eksik devir riski doğar.